Mit Close kannst du deine E-Mails direkt in der Anwendung senden und verwalten, da Close über SMTP und IMAP mit deinem eigenen E-Mail-Server verbunden ist. Sobald deine E-Mail-Konto mit Close verknüpft ist, werden alle E-Mails, die im „Gesendet“-Ordner erscheinen, automatisch in Close erfasst – unabhängig davon, wie sie gesendet wurden.
So konfigurierst du die E-Mail-Synchronisierung
Close sorgt für eine automatische Synchronisierung aller E-Mail-Kommunikationen zwischen dir und jedem Kontakt in Close.
Um die E-Mail-Synchronisierung in Close einzurichten, gehe wie folgt vor:
- Navigiere zu Einstellungen > Konten & Apps.
- Wenn dein E-Mail-Konto ein Gmail/Google Apps- oder Microsoft-Konto ist, kannst du die Einrichtung einfach durchlaufen und dich authentifizieren.
Was du siehst, wenn du Gmail/Google Apps verwendest:
So sorgt Close dafür, dass deine Kommunikation organisiert und leicht zugänglich ist, was letztendlich dazu beiträgt, deine Verkaufs- und Kundenbeziehungsprozesse zu optimieren. Mit dieser Konfiguration hast du alles, was du für eine effiziente E-Mail-Kommunikation brauchst, direkt in deinem Close CRM.
Was du siehst, wenn du Microsoft verwendest:
Wenn du ein Microsoft-Konto (z. B. Outlook oder Office 365) für deine E-Mail verwendest, wird der Einrichtungsprozess etwas anders aussehen:
- Nachdem du in den Bereich „Konten & Apps“ navigiert hast, wählst du die Option für Microsoft/Outlook.
- Ein neues Fenster wird geöffnet, in dem du nach deinen Microsoft-Kontoinformationen gefragt wirst. Gib deine E-Mail-Adresse und dein Passwort ein.
- Du wirst eventuell aufgefordert, Close den Zugriff auf dein Konto zu gewähren. Dies ist notwendig, damit E-Mails synchronisiert werden können.
- Nach erfolgreicher Authentifizierung wird eine Bestätigung angezeigt, und deine E-Mails werden automatisch mit Close synchronisiert.
Durch die Einbindung deines Microsoft-Kontos in Close wird sichergestellt, dass alle wichtigen E-Mail-Kommunikationen nahtlos in deinem CRM-System erfasst und organisiert werden, sodass du stets den Überblick über alle Interaktionen mit deinen Kontakten behältst.
Wenn es sich weder um ein Gmail/Google Apps- noch um ein Microsoft-Konto handelt, gibst du deine SMTP/IMAP-Details ein, indem du auf „Benutzerdefinierte Konfiguration“ klickst, wie unten gezeigt.
Du kannst mehrere E-Mail-Adressen einrichten, falls du Nachrichten von einem anderen Postfach synchronisieren möchtest oder die Möglichkeit haben möchtest, von verschiedenen E-Mail-Adressen aus zu senden. Klicke einfach auf „E-Mail-Konto hinzufügen“ und folge den oben genannten Schritten.
Wenn du die notwendigen Informationen nicht hast, solltest du dich an deinen Systemadministrator wenden.
Sobald du fertig bist, speichere deine Änderungen, und schon bist du fertig eingerichtet!
Gemeinsames Postfach
Du kannst kein gemeinsames Postfach direkt hinzufügen, wie du es bei einem normalen E-Mail-Konto tun würdest. Aber du kannst dennoch alle E-Mails synchronisieren und aus dem gemeinsamen Postfach in Close E-Mails versenden.
E-Mails aus einem gemeinsamen Postfach senden
Richte das E-Mail-Konto des gemeinsamen Postfachs als E-Mail-Alias für die verbundenen Konten aller Benutzer ein, die es in Close als gemeinsame E-Mail-Adresse senden möchten. Hier erfährst du, wie das geht.
Alle an ein gemeinsames Postfach gesendeten E-Mails mit Close synchronisieren
Wenn alle Benutzer alle an das gemeinsame Postfach gesendeten E-Mails in ihren individuellen Posteingängen erhalten, dann ist alles in Ordnung. Du musst eines ihrer E-Mail-Konten verbinden, wie oben beschrieben.
Wenn nicht, musst du eine automatische Weiterleitung von deinem gemeinsamen Postfach an deine geheime Close-Adresse einrichten. Hier erfährst du, wie das funktioniert.