Leads und Kontakte aus einer Datei importieren

Es gibt mehrere Wege, um deine Lead-Daten in Close zu bekommen.

Der Lead Importer von Close CRM ist ein wichtiges Werkzeug für das Verwalten deiner Leads und Daten. So greifst du darauf zu:

Klicke auf deinen Namen in der oberen rechten Ecke der Close-Benutzeroberfläche.
Wähle „Import Leads & Data“ aus dem Dropdown-Menü.

Mit dem Lead Importer kannst du:

Leads mithilfe einer CSV- oder XLSX/XLS-Datei (Excel-Format) importieren und aktualisieren.
Eine einmalige Datenmigration von einem alten CRM-Produkt oder -Dienst durchführen.

Lead Importer

Wähle eine der drei Optionen, um zu beginnen. Du kannst über CSV hochladen, indem du diese Datei auf deinem Computer durchsuchst:

Oder indem du eine Datei auf die Startseite des Lead Importers ziehst und dort ablegst:

Oder indem du direkt aus Excel kopierst und einfügst:

Formatierung deiner Datei:

Deine Datei sollte entweder im .csv- oder im .xlsx/.xls-Excel-Format sein.
Die erste Zeile der Tabelle sollte eine Kopfzeile mit Spaltennamen sein.
Verwende das + Ländervorwahlpräfix beim Importieren von Telefonnummern.
Es gibt ein Limit von 15 MB pro .csv-Upload.
Über den Lead Importer können keine Opportunities, Notizen, Anrufe, E-Mails, SMS und andere Nicht-Lead-Datenpunkte importiert werden.
Für Kontakte mit mehreren E-Mail-Adressen und/oder Telefonnummern, verwende ein Semikolon ; zur Trennung.
Um ein Mehrfachauswahl-Feld zu aktualisieren, setze ein Semikolon ; zwischen jeder „Wahl“.

Feldzuweisung

Nachdem du deine Daten hochgeladen hast, musst du jede Spalte deiner Tabelle einem Feld in Close zuweisen. In einigen Fällen erkennt Close den Spaltennamen und übernimmt diese Zuordnung für dich. Du siehst auch einige Vorschauzeilen aus deiner Tabelle, damit du weißt, was in jeder Spalte steht.

Benutzerdefinierte Felder Wenn eine Spalte ein benutzerdefiniertes Lead- oder Kontakt-Feld ist, stelle sicher, dass du den Spaltennamen mit „custom.“ voranstellst, damit Close die Felder automatisch zuweisen kann.

Um die Daten deiner Tabelle dem richtigen Ort in Close zuzuweisen, verwende das Dropdown-Menü unter „Diese Spalte wird zugewiesen an“. Das Feld wechselt von Blau zu Grün, sobald du eine Spalte der Tabelle einem Feld in Close zugeordnet hast. Wenn du eine Spalte deiner Tabelle nicht importieren möchtest, aktiviere die Option „Überspringen“ oben rechts im Feldkasten. Klicke auf „Weiter“, um zur nächsten Seite zu gelangen.

Du hast auch die Möglichkeit, alle nicht zugewiesenen Spalten am unteren Bildschirmrand zu überspringen.

Felder in Close zuordnen

Close Produkt-Hilfe: Erstellen von benutzerdefinierten Feldern aus Spalten

Wenn du ein Admin bist und Close einige Spalten in deiner Tabelle nicht erkennen konnte, werden sie als Vorschläge für benutzerdefinierte Felder angezeigt.
Wenn du dich entscheidest, eine Spalte einem Vorschlag für ein benutzerdefiniertes Feld zuzuordnen, erstellt Close automatisch dieses neue benutzerdefinierte Feld, wenn du deinen Import startest. Diese benutzerdefinierten Felder werden als „Text“-Typ erstellt, aber du kannst das später in den Anpassungseinstellungen ändern. Erfahre mehr über benutzerdefinierte Felder.

Hinweis: Wenn du einen Lead-Status oder ein Auswahl-Typ benutzerdefiniertes Feld importieren musst, musst du diese in Close erstellen, bevor du den Import durchführst. Gehe zum Anpassungsbereich und stelle sicher, dass alle Status und Optionen vorhanden sind, bevor du mit dem Import fortfährst.

Gruppieren von Kontakten und Adressen

Wenn du Kontakte oder Adressen hast, die zum selben Lead in mehreren Zeilen gehören, kannst du sie anhand einer beliebigen Spalte in deiner Tabelle gruppieren. Close bestimmt automatisch, wie viele einzigartige Werte jede Spalte enthält und informiert dich darüber, in wie viele Leads all deine Zeilen gruppiert werden würden. Zum Beispiel, wenn du folgende Tabelle hast:

Company	Name	Titel
Bluth Company	Michael Bluth	[email protected]
Bluth Company	Gob Bluth	[email protected]
Bluth Company	Buster Bluth	[email protected]; [email protected]

Und wähle die Option, Zeilen nach „Unternehmen“ zu gruppieren:

Das Endergebnis wird sein:

Close Pro-Tipp: Berücksichtige die Organisation deiner Daten beim Importieren

Sind die Kontakte/Adressen für jeden Lead alle in derselben Zeile? Dann wähle ‚+ Einen weiteren Kontakt/eine weitere Adresse hinzufügen‘ und entscheide, welche Spalten zugeordnet werden sollen.

Sind die Kontakte/Adressen, die zum selben Lead gehören, über mehrere Zeilen verteilt? Dann gruppiere die Zeilen zusammen, nachdem du auf ‚Weiter‘ geklickt hast.

Hinweis: Gruppierungsoptionen enthalten nur Spalten, die tatsächlich einige sich wiederholende Werte haben. Wenn alle Werte in einer bestimmten Spalte einzigartig sind, hat die Gruppierung keinen Effekt auf das Endergebnis. Wenn alle Spalten in deiner Tabelle einzigartige Werte enthalten, werden keine Gruppierungsoptionen verfügbar sein, da das Importergebnis unabhängig davon, welche Spalte du gruppierst, gleich wäre.

Denke daran: Wenn deine gruppierten Kontakte unterschiedliche Namen, aber dieselbe E-Mail oder Telefonnummer haben, werden sie von unserem Importer zu einem einzigen Kontakt zusammengeführt. Stelle sicher, dass jeder Kontakt in seinen jeweiligen Zeilen eine unterschiedliche E-Mail und Telefonnummer hat.

Duplikaterkennung

Der Lead Importer von Close kann nach vorhandenen Leads suchen, um Duplikate zu vermeiden und bereits vorhandene Leads zu aktualisieren.

Im Schritt „Optionen“ kannst du überprüfen, ob Leads bereits existieren, indem du ein Vergleichsfeld verwendest. Wenn du diese Option nutzt, musst du ein Feld wählen, das einen einzigartigen Wert für jeden deiner Leads hat (z. B. Firmenname, Lead-ID oder ein benutzerdefiniertes Feld, das die Kunden-ID deines internen Systems enthält). Während des Imports wird das Vergleichsfeld verwendet, um zu bestimmen, ob jeder Lead aus deiner Tabelle ein neuer oder ein bereits vorhandener Lead ist.

Dann kannst du auswählen, wie der Importer mit den Leads umgehen soll, die auf Basis des Vergleichsfelds übereinstimmen. Du kannst:

Nur fehlende Informationen hinzufügen. (Informationen werden nur zu leeren Feldern hinzugefügt.)
Die vorhandenen Lead-Informationen komplett ersetzen. (Achtung: Dies überschreibt die Lead-Daten und kann nicht rückgängig gemacht werden.)
Den Lead überspringen. (Nach dem Import erhältst du eine Tabelle mit allen übersprungenen Leads zur Überprüfung.)

Du kannst auch auswählen, wie der Importer mit nicht übereinstimmenden Leads umgehen soll. Du kannst:

Neue Leads erstellen. (Empfohlen, wenn du importieren und aktualisieren möchtest.)
Neue Leads überspringen. (Empfohlen, wenn du nur aktualisieren möchtest, statt zu importieren.)

Importierte Leads anzeigen

Nachdem du einen Import gestartet hast, kannst du entweder dabei bleiben, um den Fortschritt zu beobachten, oder weg navigieren und später den Status des Imports überprüfen, indem du zur „Import Data“-Seite zurückkehrst und auf „View Summary“ klickst, um diese importierte Liste von Leads anzusehen.

Manuelle Importe und Importe aus einem anderen CRM werden auf dieser Seite nicht angezeigt.

Standardmäßig werden nur deine Importe angezeigt, aber du kannst auf „View everyone’s imports“ klicken, um Importe zu sehen, die von einem anderen Benutzer durchgeführt wurden.

Du kannst Rollen & Berechtigungen einrichten, um die Fähigkeit deines Teams zum Massenbearbeiten, Löschen oder Importieren von Leads einzuschränken.

Klicke auf „Details“, um deine Liste der importierten Leads zu sehen.

Wenn der Import abgeschlossen ist, zeigt die Zusammenfassungsseite, wie viele Leads erstellt, wie viele übersprungen und wie viele die Validierung nicht bestanden haben. Du kannst dann wählen:

Den Import rückgängig machen und alle erstellten Leads löschen.
Eine CSV-Datei herunterladen, die alle Zeilen aus der ursprünglichen Tabelle enthält, die als Duplikate erkannt und übersprungen wurden.
Eine CSV-Datei herunterladen, die alle Zeilen enthält, die die Validierung nicht bestanden haben (z. B. wegen ungültiger Telefonnummern, E-Mails usw.).

Validierungsfehler beheben

Die CSV der Leads, die die Validierung nicht bestanden haben, enthält alle Spalten deiner ursprünglichen Tabelle sowie eine Spalte „Validierungsfehler“, die erklärt, welche Werte ungültig sind und warum. Die CSVs der übersprungenen und fehlgeschlagenen Leads sind nur 30 Tage lang ab dem Zeitpunkt des Imports verfügbar.

Download the CSV of failed Leads to see why they weren’t able to be imported

Rückgängigmachen eines Imports

Fehler passieren. Manchmal möchtest du einen durchgeführten Import rückgängig machen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Import in Close rückgängig zu machen, abhängig davon, wie der Import durchgeführt wurde:

Import aus einem CRM: Wenn du einen Import rückgängig machen möchtest, den du mit der Funktion „Import aus einem CRM“ erstellt hast, sende bitte eine E-Mail an [email protected].
Manuelles Erstellen eines Leads: Um einen manuell erstellten Lead zu löschen, kannst du auf der Lead-Seite nach unten scrollen und auf „Lead löschen“ klicken.

Importieren über CSV oder Einfügen aus Excel: Gehe zur Seite „Import Leads & Data“, klicke auf „View Summary“ neben dem Import, den du rückgängig machen möchtest. Klicke auf der nächsten Seite auf den „Undo“-Button, um diesen Import rückgängig zu machen.

Einen Import rückgängig machen

Die Schaltfläche „View Summary“ ist nützlich, um mehr über einen bestimmten Import zu erfahren, ihn rückgängig zu machen, die erstellten Leads anzusehen oder eine CSV-Datei mit den Zeilen herunterzuladen, die aufgrund ungültiger oder doppelter Daten nicht importiert werden konnten.

Benutzerberechtigungen

Nur Benutzer mit der Berechtigung „Bulk Delete“ können Importe rückgängig machen.

Lead wurde nicht rückgängig gemacht

Wenn an Leads seit ihrem Import Änderungen vorgenommen wurden, werden sie nicht rückgängig gemacht. Das bedeutet, wenn du einen Lead importiert und dann dessen Namen geändert, eine E-Mail gesendet oder eine andere Aktivität mit diesem Lead durchgeführt hast, wird das Rückgängigmachen für diesen Lead übersprungen.

Fehler: Lead wurde nicht rückgängig gemacht