Die wichtigsten Tipps und häufigen Fehler, die du beim Importieren deiner Daten beachten solltest.
Close ist am wirkungsvollsten, wenn deine Daten an den richtigen Stellen gespeichert sind. Ein gutes Verständnis des Datenimport-Prozesses ermöglicht einfaches Suchen, leistungsstarke Smart Views und die Möglichkeit zur Automatisierung, wenn dein Team wächst. Hier sind die wesentlichen Schritte, die du unternehmen solltest, und die häufigen Fehler, die du vermeiden solltest, wenn du deine Leads in Close importierst.
#1 Verstehe die verschiedenen Arten von Datenfeldern
Der erste Schritt besteht darin, die Arten von Feldern zu verstehen, die zur Verfügung stehen.
Close verfügt sowohl über Standardfelder, die eingebaute Felder sind, die standardmäßig erstellt werden, als auch über benutzerdefinierte Felder, die du nach deinen Bedürfnissen anpassen kannst.
Standardfelder
Wenn du beginnst, deine Daten zuzuordnen, wirst du die Optionen für Close Standardfelder unter den Kategorien Lead, Kontakt und Adresse sehen (unten abgebildet). Die Telefon- und E-Mail-Funktionalität von Close hängt davon ab, dass diese Standardfelder ausgefüllt sind. Stelle also sicher, dass du keine doppelten benutzerdefinierten Felder für Felder erstellst, die bereits eingebaut sind.
Siehst du das benötigte Feld nicht? Du kannst manuell ein benutzerdefiniertes Feld erstellen oder ein benutzerdefiniertes Feld beim Import erstellen.
Benutzerdefinierte Felder
Diese können manuell unter den Kategorien Lead, Kontakt oder Chance erstellt werden, indem du zu Einstellungen → Klicke auf die Seite Benutzerdefinierte Felder innerhalb von Close navigierst.
Beachte, dass du auch beim Import ein benutzerdefiniertes Feld erstellen kannst. Beim Importieren einer Liste von Leads wird Close antizipieren, welche benutzerdefinierten Felder du möglicherweise erstellen möchtest, und diese als Neu markieren. Das Zuordnen zu einem als Neu markierten Feld wird ein neues benutzerdefiniertes Feld innerhalb von Close erstellen.
TIPP
Ein häufiger Fehler ist das Erstellen mehrerer benutzerdefinierter Felder für identische Datenpunkte. Dies führt zu Verwirrung darüber, welches benutzerdefinierte Feld aktuell gehalten werden soll.
Fehlerbeispiel: Beim ersten Datenimport – Neues benutzerdefiniertes Feld mit dem Titel – Mitarbeitergröße
Beim zweiten Datenimport – Neues benutzerdefiniertes Feld mit dem Titel – Mitarbeiter
Um dies zu vermeiden, schaffe Konsistenz bei deinen Importen! Bevor du ein „Neues“ Feld erstellst, überprüfe unsere Standardfeldoptionen UND deine zuvor erstellten benutzerdefinierten Felder, um sicherzustellen, dass es keinen bereits vorhandenen Platz für diese Daten gibt.
Wenn du beim Import ein neues benutzerdefiniertes Feld erstellst, wird Close standardmäßig diesen Feldtyp auf „Text“ setzen. Du kannst dies nach dem Import der Daten ändern, solange alles in dem importierten Feld deinem gewünschten Datentyp entspricht (mehr über Datentypen unten).
Um dies zu tun, gehe zu deinem Close-Konto → Klicke auf Einstellungen → Klicke auf Benutzerdefinierte Felder → Klicke auf das beim Import erstellte neue benutzerdefinierte Feld → Klicke auf das Typ-Dropdown-Menü und wähle die gewünschte Option aus.
Beachte, dass es am besten wäre, diese benutzerdefinierten Felder in Close vorab zu erstellen (Einstellungen > Benutzerdefinierte Felder), indem du die Typen auswählst, die am besten zu den Daten passen, die du importieren wirst.
Feldtypwechsel
Wenn du auf einen Zahlentyp wechselst: Close wird das Feld für jeden Wert, der Text oder Symbole enthält, löschen. Achte darauf, NUR numerische Werte zu importieren.
Wenn du auf einen Auswahlfeldtyp wechselst (einzeln oder mehrfach): Close wird automatisch Optionen für jede einzigartige Antwort im Feld, das du hochgeladen hast, erstellen. Achte auf Tippfehler in deiner Datei, da Close eine Option für jede Version desselben Wertes erstellen wird.
#2 Entscheide, welcher Datentyp benötigt wird
Der zweite Schritt im Prozess der Datenbereinigung und -zuordnung ist zu entscheiden, welcher Datentyp in jedem Feld benötigt wird. Es ist wichtig, deine Daten im richtigen Typ zu haben, damit du unsere Suchfunktionen nutzen kannst.
Beispiel: Wenn du Mitarbeitergröße in einem Zahlungsfeld hast, kannst du Leads innerhalb eines Bereichs suchen. Z.B., „Zeige Unternehmen, die mehr als 100 Mitarbeiter haben“. Wenn du jedoch Mitarbeitergröße als Textfeld festlegst, kannst du nur nach exakten Übereinstimmungen suchen, wie „zeige mir Unternehmen, die genau 103 Mitarbeiter haben“.
Wir haben die Anforderungen für alle Datentypen unten hervorgehoben.
- Zahl: Ein Feld, das nur numerische Werte akzeptiert (einschließlich Zahlen mit Dezimalstellen). Das Importieren einer Spalte mit Symbolen oder Buchstaben führt zu Fehlern.
- Text: Ein einfaches Textfeld ohne Validierung oder Struktur.
- Datum: Ein Textfeld, das nur ein Datum akzeptiert. Wir empfehlen, Daten numerisch zu schreiben, um Tippfehler zu vermeiden, aber jedes der folgenden Formate funktioniert: 07/11/1991; 11. Juli 1991; 07.11.1991.
- Datum & Zeit: Ein Feld, das sowohl ein Datum als auch eine Uhrzeit erfordert.
- Auswahl (einzeln): Ein Dropdown-Menü mit vordefinierten Optionen, bei dem du nur eine einzige Option für einen einzelnen Lead auswählen kannst. Um Fehler zu vermeiden, überprüfe, ob die Optionen in deiner Datei genau mit den in Close erstellten Optionen übereinstimmen. Wenn du ein neues Feld beim Import erstellst, kannst du die Optionen deiner Datei verwenden, um die Liste der Optionen in Close zu erstellen.
- Auswahl (mehrfach): Ein Dropdown-Menü mit vordefinierten Optionen, bei dem du eine oder mehrere Optionen für einen einzelnen Lead auswählen kannst. Um Fehler zu vermeiden, überprüfe, ob die Optionen in deiner Datei genau mit den in Close erstellten Optionen übereinstimmen. Wenn du ein neues Feld beim Import erstellst, kannst du die Optionen deiner Datei verwenden, um die Liste der Optionen in Close zu erstellen.
- Kontakt (einzeln): Ein Dropdown-Menü, das alle Kontakte eines bestimmten Leads enthält. Du kannst einem bestimmten Lead einen einzelnen Kontakt zuweisen. Der Text in deinem Dateifeld muss genau mit einem bestehenden Kontakt in Close übereinstimmen.
- Kontakt (mehrfach): Ein Dropdown-Menü, das alle Kontakte eines bestimmten Leads enthält. Du kannst einem bestimmten Lead einen oder mehrere Kontakte zuweisen. Der Text in deinem Dateifeld muss genau mit einem bestehenden Kontakt in Close übereinstimmen.
- Benutzer (einzeln): Ein Dropdown-Menü, das alle aktiven Benutzer in deiner Close-Organisation enthält. Du kannst einem einzelnen Lead nur einen einzigen Benutzer zuweisen. Achte darauf, dass der Name des Benutzers in deiner Datei genau mit seinem Namen in Close übereinstimmt.
- Benutzer (mehrfach): Ein Dropdown-Menü, das alle aktiven Benutzer in deiner Close-Organisation enthält. Du kannst einem einzelnen Lead mehrere Benutzer zuweisen. Achte darauf, dass der Name des Benutzers in deiner Datei genau mit seinem Namen in Close übereinstimmt.
- Versteckt (nur für API-Nutzung): Ein Feld, das den Benutzern in Close nie angezeigt wird, aber für API-Integrationen nützlich sein kann. Akzeptiert jeden Datentyp von JSON, einschließlich Listen und Objekten.
#3 Häufige Fehler, die vor dem Importieren vermieden werden sollten
Es gibt viele häufige Fehler in Datenfiles, die das Importieren erschweren können. Sieh dir deine Datei vor dem Import an und prüfe, ob einige dieser Fehler bereinigt werden können!
Unnötige Felder entfernen: Lösche vor dem Importieren deiner Datei jede Spalte mit Daten, die du in Close nicht benötigst. Das Importieren von unnötig großen Dateien erzeugt unnötigen „Ballast“ und Verwirrung in Close.
Die Daten in deiner Spalte dem gewünschten Datentyp anpassen: Wenn die Daten in deiner Datei nicht genau den Anforderungen des Datentyps entsprechen, kannst du beim Importieren Fehlermeldungen erhalten. Beispiel: Zahlungsfelder lehnen die meisten Symbole und allen Text ab.
Jahresumsatz – Zahlungsfeld
100000 – ✅ Richtig!
$100,000 – ✅ Richtig!
Einhunderttausend – ✖ FALSCH!
100000 bis 500000 – ✖ FALSCH!
Telefonnummern-Ländervorwahl hinzufügen: Wenn du die Ländervorwahl nicht hinzufügst, wird Close standardmäßig eine Vorwahl basierend auf deinen Lokalisierungseinstellungen hinzufügen. Um Fehler zu vermeiden, stelle sicher, dass deine Telefonnummern die Ländervorwahl enthalten. Beispiel: +1 545-222-2222
Text genau abgleichen für jedes Auswahlfeld: Wenn du in ein bestehendes Feld mit dem Datentyp Einzelauswahl oder Mehrfachauswahl importierst, muss der Spaltentext in deiner Datei genau mit dem Auswahlfeldtext in Close übereinstimmen. Tippfehler und fehlplatzierte Punkte sind häufige Fehlerquellen beim Importieren.
Lead-Status: Das Lead-Status-Feld ist ein Einzelauswahlfeld. Wie oben, muss der Text genau mit den Optionen übereinstimmen.
Zuordnung zu einer lead_id: Die lead_id ist ein von Close erstelltes Feld. Du solltest nur zu einem lead_id-Feld zuordnen, wenn du einen bestehenden Close-Lead aktualisierst; andernfalls schlägt dein Import fehl.
Telefon- und E-Mail-Daten den Standardfeldern von Close zuordnen: Um die integrierte Anruf-, E-Mail- und SMS-Funktionalität von Close nutzen zu können, musst du alle E-Mail- und Telefondaten den Standardfeldoptionen für Kontakte zuordnen. Die integrierte Kommunikation von Close funktioniert NICHT, wenn diese Daten einem benutzerdefinierten Feld zugeordnet werden.
Für spezifische Fragen zu den besten Wegen, deine Daten zu importieren, kontaktiere bitte unser Support-Team unter [email protected].